Comunicazione ad AICA di data e orario delle sessioni di esami (QA-ESA10, par. 5.6)

Nel par. 5.6 della Procedura di esami ECDL (QA-ESA10) AICA stabilisce dei vincoli alla programmazione delle sessioni di esami. Tali vincoli, che possono avere un impatto organizzativo non banale sui Test Center, hanno l'obiettivo di indurre i Test Center a concentrare i candidati in un numero ridotto di sessioni, evitando la dispersione dell'attività di esami in un eccessivo numero di sessioni con pochi candidati: ciò allo scopo di agevolare ad AICA le verifiche ispettive a esami in corso e di consentire così agli Ispettori AICA la copertura, per ogni Test Center, di una percentuale significativa delle sessioni di esami effettuate.

Si ritiene opportuno precisare che il vincolo di 2 giorni per la cancellazione e la variazione di una sessione di esami e la periodicità mensile delle sessioni ordinarie, di seguito citati, sono garantiti solo su ATLAS, il sistema ATES standard. I Test Center che utilizzassero ancora ALICE, rimangono di conseguenza soggetti ai vincoli precedenti, vale a dire:

• 3 giorni di preavviso per la cancellazione e la variazione dei dati di una sessione di esami;
• 1 sessione di esami ordinaria a bimestre.

Calcolo del preavviso

Nel computo del preavviso nella registrazione ( 7 giorni ) e nella cancellazione/variazione ( 2 giorni ) di una sessione di esami è escluso il dies a quo : non deve cioè essere conteggiato il giorno in cui è effettuata la registrazione o la cancellazione/variazione, mentre è incluso il giorno della sessione che si vuole registrare o cancellare. Ad esempio, avvalendosi del preavviso minimo di 7 giorni, lunedì 6 marzo 2006 può essere registrata una sessione per il lunedì successivo, 13 marzo. Una sessione programmata e registrata nel sistema ATES per lunedì 13 marzo 2006 può essere cancellata/variata in ATLAS, avvalendosi del preavviso minimo di 2 giorni, non oltre sabato 11 marzo.

Per prevenire efficacemente possibili difficoltà di connessione ad Internet, si suggerisce di effettuare le operazioni di registrazione, cancellazione/variazione delle sessioni di esami con un anticipo superiore a quello minimo previsto, possibilmente negli orari di apertura del Call Center.

Tipologia di sessioni: sessione ordinaria e straordinaria

Durante la procedura di comunicazione ad AICA delle sessioni di esame, è richiesto di indicare, per ogni sessione di esami, la tipologia di sessione, ordinaria o straordinaria . L'indicazione della tipologia come ordinaria implica il controllo da parte del sistema ATLAS della compatibilità del numero di sessioni ordinarie inserite con il numero massimo di sessioni ordinarie consentite: una al mese. L'indicazione della tipologia come straordinaria implica il controllo da parte del sistema ATES ATLAS della compatibilità del numero di iscritti o di esami previsti con il numero minimo di iscritti o di esami previsti dalla Procedura di esami ECDL QA-ESA10 (rispettivamente 10 iscritti o 40 esami ). Il sistema ATES effettua inoltre un controllo sulla compatibilità del numero di iscritti con il numero di esami previsti.

Variazioni a sessioni già registrate

Il sistema ATES ATLAS consente di modificare, entro 2 giorni rispetto alla data programmata, in una sessione già registrata, i dati relativi a ora di fine, numero di iscritti, numero di esami previsti e tipologia di sessione (da ordinaria a straordinaria e viceversa). Non è invece possibile cambiare data e ora di inizio . Per variare la data e l' ora di inizio è necessario procedere all'annullamento (cancellazione) della sessione e a una nuova registrazione nel rispetto del preavviso richiesto (7 giorni prima della sessione). In tal caso si suggerisce di procedere prima alla registrazione della nuova sessione e di cancellare quella originariamente inserita solo dopo aver effettuato con successo l'operazione di registrazione.

La variazione dei suddetti dati è da considerarsi un obbligo per il Test Center. Si invitano pertanto i Test Center a essere rigorosi nella variazione dei dati delle sessioni di esami entro il preavviso richiesto in quanto:

• la comunicazione di orario di inizio e di fine per una sessione di esami, mediante la registrazione nel sistema ATES, come da par. 5.6 di QA-ESA10, è infatti intesa da AICA come impegno da parte del Test Center a rendersi disponibile a un'eventuale visita ispettiva a esami in corso, anche senza preavviso, entro l'orario di fine esami indicato. La mancata variazione in tempo utile dell'orario di fine esami può quindi determinare un'uscita a vuoto del personale ispettivo, con conseguente inadempienza nei confronti di AICA, che può comportare contrattualmente, se dovuta non a ragioni di forza maggiore, ma a disattenzione e negligenza del Test Center, il pagamento del rimborso spese per l'uscita a vuoto dell'Ispettore, per complessivi € 350 + IVA 20% ed eventualmente, se ripetuta, il mancato rinnovo dell'accreditamento del Test Center, alla scadenza del contratto.
• AICA verificherà a posteriori, per ogni sessione erogata sia ordinaria sia straordinaria, la differenza tra numero di iscritti e di esami a preventivo (secondo cioè quanto comunicato ad AICA tramite il sistema ATES) e a consuntivo (una volta cioè effettuati gli esami ed eseguita la procedura di sincronizzazione): nel caso in cui dovesse riscontrare rilevanti e ripetuti scostamenti tra preventivo e consuntivo, AICA ha contrattualmente il diritto di sospendere temporaneamente al Test Center, per un periodo non inferiore a 30 giorni di calendario, il servizio automatico di erogazione e correzione degli esami ECDL, con conseguente momentanea impossibilità da parte del Test Center di effettuare sessioni di esami e di registrare Skills Card. Sarà quindi cura del Test Center verificare ed eventualmente correggere per tempo il numero di candidati ed esami previsti, nonché l'orario previsto per il termine degli esami.

Per rilevanti scostamenti, si intende una differenza tra preventivo e consuntivo pari o superiore al 20% (sia in eccesso sia in difetto) del numero di candidati e/o esami.

Per ripetuti scostamenti, si intende una percentuale pari o superiore al 20% di sessioni di esami che, nel corso di un arco temporale congruente con l'operatività del Test Center, presentano rilevanti scostamenti.

Si suggerisce di procedere periodicamente alla verifica e all'aggiornamento del numero di candidati ed esami previsti per ciascuna sessione di esami, senza quindi aspettare, quando possibile, l'ultimo giorno utile per effettuare le modifiche.

Nel caso in cui si verificasse uno scostamento tra preventivo e consuntivo, dovuto a candidati che all'ultimo momento sono materialmente impossibilitati a partecipare alla sessione di esami alla quale si erano iscritti per cause di forza maggiore (eventi meteorologici eccezionali, epidemie influenzali ecc.), il Test Center deve verbalizzare l'accaduto nel Verbale esami (QA-ESAMOD14).

Utilizzo delle sessioni ordinarie

Una sessione ordinaria, senza obblighi sul numero minimo di iscritti o sul numero minimo di esami previsti, è soggetta al vincolo dell'impossibilità di registrarne nel sistema ATES ATLAS più di una al mese.

Poiché le sessioni ordinarie sono per le loro caratteristiche una risorsa preziosa per il Test Center, si suggerisce, ad esempio, di utilizzarle nel modo seguente.

1. Pianificare, su base annuale, 12 sessioni ordinarie, una al mese, avendo l'accortezza di pianificarle nei primi giorni del mese e fissando inizialmente, a titolo cautelativo, un numero di iscritti inferiore a 10 e un numero di esami previsto inferiore a 40: le date di tali sessioni saranno un punto di riferimento per l'organizzazione dell'attività didattica del Test Center, per i suoi studenti e anche per i privatisti.
2. Se il numero di iscritti e il numero di esami previsti, a 2 giorni dalla sessione ordinaria programmata, dovesse risultare uguale o superiore al limite minimo di iscritti (10 ) o esami ( 40 ) richiesto per le sessioni straordinarie, variare mediante il modulo Sessioni d'esame la sessione ordinaria in una sessione straordinaria , variando contestualmente il numero di candidati iscritti e/o di esami previsti.
3. Creare quindi, nell'arco dello stesso mese, una nuova sessione ordinaria, con un basso numero di iscritti e di esami previsti, che potrà essere utilizzata ad esempio:
   • come sessione di riserva, ad esempio per esaminare i candidati rimanenti o come sessione di recupero per i "ripetenti" (per coloro cioè che nelle precedenti sessioni non hanno superato qualche modulo di prova d'esame e lo devono ripetere);
   • modificata, a sua volta, in sessione straordinaria (vedere punto 2).

Comunque, al massimo entro 2 giorni prima della sessione, il Test Center deve verificare la corrispondenza alla situazione effettiva del numero di candidati iscritti e/o di esami previsti, registrati con il modulo preposto del sistema ATES: nel caso in cui non ci sia corrispondenza, provvederà ad apportare le opportune variazioni, come indicato nel precedente paragrafo, anche nel caso in cui decida di non variare contestualmente la tipologia della sessione di esami. AICA verificherà a posteriori, per ogni sessione ordinaria, la differenza tra il numero di iscritti e di esami a preventivo (secondo cioè quanto registrato in ATLAS) e a consuntivo (una volta cioè effettuati gli esami ed eseguita la procedura di sincronizzazione in ATLAS).

Utilizzo delle sessioni straordinarie

Le sessioni straordinarie non devono essere necessariamente essere intese come sessioni dell'ultima ora, poiché il preavviso di registrazione è per esse lo stesso che è richiesto per le sessioni ordinarie. La "straordinarietà" consiste unicamente nell'impegno a garantire il rispetto del numero minimo di candidati (10) o di esami (40).

Laddove il Test Center dovesse rendersi conto, a ridosso di una sessione straordinaria, che il numero preventivato sia di iscritti sia di esami è inferiore al numero minimo richiesto per una sessione straordinaria, è sempre possibile, con il preavviso minimo di 2 giorni, variare mediante il modulo preposto del sistema ATES la sessione straordinaria in una sessione ordinaria , variando contestualmente il numero di candidati iscritti e/o di esami previsti.

Laddove la sessione ordinaria fruibile nel mese sia già stata registrata, la sessione straordinaria che a 2 giorni dalla sessione stessa non raggiunge il numero minimo richiesto da AICA di iscritti o di esami dovrà essere annullata, cancellandola mediante il modulo apposito del sistema ATES .

Il non rispetto dei vincoli previsti per la sessione straordinaria ( anche se non ripetuto ma riferito a una singola sessione ), può determinare l'attuazione da parte di AICA del previsto provvedimento di sospensione.

AICA verificherà a posteriori, per ogni sessione straordinaria, la differenza tra il numero di iscritti e di esami a preventivo (secondo cioè quanto comunicato ad AICA tramite il sistema ATES) e a consuntivo (una volta cioè effettuati gli esami ed eseguita la procedura di sincronizzazione): nel caso in cui dovesse riscontrare rilevanti e ripetuti scostamenti tra preventivo e consuntivo, AICA ha contrattualmente il diritto di sospendere temporaneamente al Test Center, per un periodo non inferiore a 30 giorni di calendario, il servizio automatico di erogazione e correzione degli esami ECDL, con conseguente momentanea impossibilità da parte del Test Center di effettuare sessioni di esami. Sarà cura dunque del Test Center organizzarsi per avere possibilmente un numero di iscritti o di esami previsti superiore al numero minimo previsto (rispettivamente 10 e/o 40) e contemporaneamente di far prendere sul serio ai propri candidati l'iscrizione a una sessione di esami, come un impegno effettivo a presentarsi alla sessione stessa. Nel caso in cui si verificasse uno scostamento tra preventivo e consuntivo, dovuto a candidati che all'ultimo momento sono materialmente impossibilitati a partecipare alla sessione di esami alla quale si erano iscritti per cause di forza maggiore (eventi meteorologici eccezionali, epidemie influenzali ecc.), il Test Center deve verbalizzare l'accaduto nel Verbale esami (QA-ESAMOD14) .

Cancellazione di una sessione di esami programmata

Una sessione di esami è considerata cancellata da AICA solo se la cancellazione è effettuata mediante il sistema ATES ATLAS, con il preavviso richiesto di 2 giorni. Si avvisa a questo riguardo che:

• nessuna comunicazione inviata via e-mail ad AICA può essere sostitutiva della cancellazione della sessione di esami mediante il software del sistema ATES;
• AICA non prenderà in considerazione comunicazioni (via e-mail, fax, telefono o altro) di cancellazione della sessione di esami.

Si invitano pertanto i Test Center a essere rigorosi nella cancellazione delle sessioni di esami entro il preavviso richiesto: la comunicazione di una data e di un orario di inizio e di fine per una sessione di esami, mediante la registrazione nel sistema ATES, come da par. 5.6 di QA-ESA10, è infatti intesa da AICA come impegno da parte del Test Center a rendersi disponibile a un'eventuale visita ispettiva, anche senza preavviso, alla data ed entro l'orario indicati. La mancata cancellazione in tempo utile di una sessione può quindi determinare un'uscita a vuoto del personale ispettivo, con conseguente inadempienza nei confronti di AICA, che può comportare contrattualmente, se dovuta non a ragioni di forza maggiore, ma a disattenzione e negligenza del Test Center, il pagamento del rimborso spese per l'uscita a vuoto dell'Ispettore, per complessivi € 350 + IVA 20% ed eventualmente, se ripetuta, il mancato rinnovo dell'accreditamento del Test Center, alla scadenza del contratto.

Laddove ragioni di effettiva forza maggiore (epidemie influenzali, nevicate, terremoti, interruzione della corrente elettrica ecc.) determinano all'ultimo momento l'impossibilità di tenere una sessione di esami, senza poterla cancellare in tempo utile, il Test Center non deve comunicare questa impossibilità alla sede centrale di AICA, ma deve verbalizzare l'accaduto nel Verbale esami (QA-ESAMOD14) e contestualmente assicurare la reperibilità presso la sede di un referente (Esaminatore o Responsabile ECDL), in grado di spiegare all'Ispettore, nel caso di visita senza preavviso, la situazione e le cause che l'hanno determinata. Sarà facoltà della Funzione Qualità di AICA, in base al rapporto dell'Ispettore, decidere se ci sono gli estremi per riconoscere l'effettiva sussistenza di cause di forza maggiore o se ci sono piuttosto gli estremi per imputare al Test Center una grave Non Conformità e applicare il rimborso spese.

Sessioni e giorni festivi

Il sistema ATES non consente la registrazione di sessioni di esami di domenica e in date coincidenti con festività nazionali.

Le festività nazionali sono le seguenti.

• Capodanno (1° gennaio)
• Epifania (6 gennaio)
• Lunedì di Pasqua
• Festa della Liberazione (25 aprile)
• Festa dei Lavoratori (1° maggio)
• Festa della Repubblica (2 giugno)
• Ferragosto (15 agosto)
• Ognissanti (1° novembre)
• Immacolata Concezione (8 dicembre)
• Natale (25 dicembre)
• S. Stefano (26 dicembre)